Ancien ou actuel employé, contractant ou subordonné de Shell

Cette politique indique les renseignements personnels que nous recueillons, à quelles fins et vos droits en la matière.

Que couvre cette politique de confidentialité?

Toutes les personnes faisant partie du groupe Shell (« Shell » ou « nous ») sont responsables de la protection des renseignements personnels des autres, ainsi que de ceux de nos clients, partenaires d’affaires et fournisseurs.

Cette politique contient des renseignements sur les renseignements personnels recueillis, utilisés et divulgués par Shell concernant les personnes qui sont ou qui ont été des employés, des stagiaires ou des entrepreneurs individuels, ainsi que les personnes à charge des employés de Shell (« personnel de Shell »).

Les clients commerciaux individuels, les membres des programmes de fidélisation de Shell, les visiteurs des sites Web de Shell ou les utilisateurs des applications de Shell doivent consulter la Politique de confidentialité – automobilistes au https://www.shell.ca/fr_ca/privacy/b2c-notice.html.

Les personnes qui postulent pour obtenir un emploi chez Shell ou qui participent à un événement de recrutement ou à une évaluation doivent consulter la Politique de confidentialité – recrutement du groupe Shell au https://www.shell.ca/fr_ca/privacy/job-applicant-notice.html.

Tout comme la présente politique, les politiques de confidentialité personnalisées et énoncés de confidentialité supplémentaires peuvent contenir d’autres renseignements au sujet de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels relativement à certains processus des RH (comme Open Resourcing, OneHealth, la TI et les programmes de mobilité internationaux). Dans ces cas-là, vous recevrez ces politiques de confidentialité séparément.

La présente politique explique quels sont les renseignements personnels recueillis, pourquoi nous recueillons vos renseignements personnels et à quelles fins, combien de temps nous les conservons, comment accéder à vos renseignements personnels et les mettre à jour, de même que les options à votre disposition concernant ces renseignements et où obtenir de plus amples renseignements.

Catégories de renseignements personnels recueillis.

Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons? Collecte de renseignements

Nous collectons les renseignements personnels nécessaires à la gestion des relations professionnelles, à l’engagement des entrepreneurs et des stagiaires, et pour le versement d’indemnités revenant à certaines personnes à charge des employés de Shell.

Ces renseignements comprennent les coordonnées du domicile, la date de naissance, l’état civil, les données de paie et de compte bancaire, les renseignements sur les salaires, les avantages sociaux et les bénéficiaires, les personnes à joindre en cas d’urgence, les données sur le rendement au travail, les renseignements requis pour vérifier le droit de travailler dans les pays d’embauche, ainsi que tout autre renseignement nécessaire à la gestion des relations professionnelles, à l’engagement des entrepreneurs et pour le versement des indemnités à certaines personnes à charge des employés de Shell (comme les personnes à charge accompagnant un employé pendant une mission d’emploi à l’étranger).

Renseignements personnels sensibles

Dans certains cas, nous recueillons des catégories particulières de renseignements personnels (« renseignements personnels sensibles »), comme les renseignements relatifs à la santé d’une personne. Nous ne traitons ces renseignements personnels que si cela est obligatoire selon les lois du travail ou de la sécurité sociale, pour l’établissement, l’exercice ou la défense des réclamations, aux fins de la santé ou de l’aptitude au travail, pour protéger les intérêts vitaux d’une personne (p. ex. en cas d’urgence), pour des raisons de santé publique ou lorsque la personne a donné son consentement explicite. 

Nous ne collectons vos renseignements personnels que lorsque nous avons une raison légale de le faire.

Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels :

• pour gérer tous les aspects de la relation de travail;
• pour respecter les lois et les règlements locaux.
• pour des raisons de santé, de sûreté et de sécurité;
• pour garantir que seul le personnel autorisé puisse accéder à certains établissements ou actifs;
• pour les actions en justice et autres réclamations;
• lorsque nous avons reçu votre consentement explicite.

Conformément aux lois applicables, Shell peut recueillir, utiliser ou divulguer les renseignements personnels des employés sans leur consentement, mais en les en informant. Si votre consentement est requis, Shell obtiendra votre consentement avant de collecter, d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels.

Les renseignements personnels devant être fournis par les employés de Shell correspondent aux données minimales requises pour satisfaire aux exigences légales ou contractuelles et pour permettre la participation à des programmes ou le versement d’indemnités. L’omission de nous fournir les renseignements demandés peut avoir une incidence défavorable sur la capacité à conserver un emploi, un stage ou un contrat d’entrepreneur, ou à participer à un programme ou à recevoir des indemnités.

Lorsque la collecte des renseignements repose sur un consentement, et sous réserve des dispositions contraires prévues par les lois applicables, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. La validité de la collecte avant le retrait du consentement n’en sera pas modifiée. Le retrait du consentement peut toutefois avoir une incidence sur la capacité à conserver son emploi, à être embauché comme entrepreneur, à participer à un programme ou à recevoir des indemnités.

Les raisons pour lesquelles nous utilisons vos renseignements personnels.

À quelles fins utilisons-nous vos renseignements personnels?

Nous utilisons les renseignements personnels visés par la présente aux fins suivantes :

• Les ressources humaines, la gestion du personnel, l’exécution des processus commerciaux et la gestion interne, les rapports de gestion, l’analyse et le développement organisationnels, notamment la planification organisationnelle, financière et budgétaire, l’administration, la rémunération, la gestion du rendement;
• La santé et la sécurité, notamment la protection de la vie et de la santé des employés de Shell, la santé et la sécurité au travail, la protection des actifs de Shell et l’authentification du statut des employés de Shell et de leurs droits d’accès;
• Le respect des lois et règlements, notamment la conformité aux exigences légales ou réglementaires.

Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels à des fins secondaires connexes notamment :

• prévention des fraudes, audits, enquêtes, règlement de conflits ou d’assurance, litiges ou poursuites;
• recherche statistique, historique ou scientifique. 
  

Surveillance

Toutes les activités se déroulant sur le matériel informatique de Shell ou connectées au réseau informatique de Shell peuvent faire l’objet d’une surveillance à des fins d’affaires légitimes.

Tous les membres du personnel de Shell reçoivent une carte d’accès permettant d’enregistrer les dates, les heures et les points d’accès aux locaux et actifs de Shell. Les données des systèmes d’accès et de sécurité sont utilisées pour :

• la santé et la sécurité, la prévention des fraudes et en particulier la protection des actifs et du personnel de Shell, ainsi que des visiteurs;
• la conformité aux exigences légales et réglementaires, en particulier lorsque la législation locale exige la communication des informations aux autorités ou organismes de réglementation;
• la surveillance (sous forme de données regroupées) du nombre de personnes qui entrent et travaillent dans les installations de Shell pour la planification des ressources humaines et de l’immobilier; et
• dans le cas des entrepreneurs (autres que les employés de Shell), la surveillance des dates et heures des entrées et sorties des installations de Shell à des fins de gestion et de contrôle financiers.

La plupart de nos installations et de nos actifs sont munis de caméras de surveillance (télévision en circuit fermé). Les caméras de surveillance gérées par Shell sont identifiées lorsqu’elles sont utilisées. Les caméras de surveillance sont utilisées pour la santé et la sécurité, notamment pour la protection des actifs et du personnel de Shell, ainsi que des visiteurs. Les images sont régulièrement supprimées, sauf en cas d’incident de santé ou de sécurité présumé ou autre, auquel cas elles peuvent être visionnées par des équipes d’enquête internes de Shell ou d’autres membres du personnel de Shell selon le besoin de savoir, et par des parties externes si cela est obligatoire ou autorisé selon la loi ou toute autre autorité gouvernementale.

Vérifications

Dans le but de respecter les obligations légales et réglementaires, de protéger les actifs de Shell, ainsi que ses employés et entrepreneurs, et de nous assurer que Shell est en conformité avec les lois et d’autres exigences réglementaires sur le contrôle du commerce, la lutte contre le blanchiment d’argent ou la lutte contre la corruption, nous procédons à des vérifications périodiques de tous les employés et entrepreneurs. Cette vérification est effectuée en comparant les listes de sanctions publiques ou émises par le gouvernement aux renseignements que Shell possède à votre sujet (par exemple, dans le registre des conflits d’intérêts – voir ici pour de plus amples renseignements).

Les renseignements personnels recueillis durant ces vérifications ne donneront aucunement lieu à du profilage ou à une prise de décision automatique concernant votre aptitude à conserver votre emploi, votre stage ou votre contrat d’entrepreneur.

Qui est responsable de la collecte des renseignements personnels?

Shell Canada Limitée, dont le siège social est situé au 400 – 4^th Avenue S.W., Calgary (Alberta), T2P 0J4, Canada, est responsable de la collecte, de l’utilisation, de la communication et de la protection de vos renseignements personnels, seule ou avec ses sociétés affiliées au sein du groupe Shell.

Dans le cas des entrepreneurs individuels, la société du groupe Shell ayant retenu vos services seule ou avec ses sociétés affiliées du groupe Shell et votre entreprise et votre agence d’emploi.

Avec qui partageons-nous vos renseignements personnels?

Avec qui partagerons-nous les renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont recueillis exclusivement aux fins mentionnées ci-dessus et ne seront consultés par Shell qu’en cas de besoin de savoir absolu. Il est possible que nous devions divulguer vos renseignements personnels aux organisations extérieures suivantes :

• d’autres sociétés au sein du groupe Shell, dont des sociétés qui peuvent se situer à l’extérieur de votre pays;
• des agents tiers, fournisseurs de services, auditeurs externes ou sous-traitants autorisés de Shell;
• un organisme d’autorité publique, gouvernemental ou de réglementation ou une agence financière compétents lorsqu’une ou des sociétés Shell doivent respecter une obligation légale ou réglementaire à laquelle elles sont soumises ou en vertu des lois en vigueur;
• toute personne à qui Shell propose de transférer ses droits ou ses obligations;
• dans la mesure où les lois applicables le permettent.

Il peut arriver que vos renseignements personnels doivent être transférés à l’extérieur du pays, sous réserve des mesures de sécurité appropriées.

Transfert de vos renseignements personnels à d’autres pays

Dans le cas du transfert de vos renseignements personnels à des sociétés au sein du groupe Shell ou à des tiers autorisés en dehors du pays, nous prenons des mesures organisationnelles, contractuelles et légales pour garantir que vos renseignements seront uniquement traités aux fins mentionnées ci-dessus et que des niveaux de protection adéquats seront mis en œuvre afin de garantir leur sécurité.

Ces mesures comprennent les règles internes d’entreprise sur les transferts au sein du groupe Shell et des sociétés Shell de l’UE, des mécanismes de transfert approuvés par la Commission européenne relatifs aux transferts à des tiers ainsi que toute exigence réglementaire supplémentaire locale. Vous trouverez une copie des règles internes d’entreprise de Shell au www.shell.ca/fr_ca/privacy.html ou vous pouvez les obtenir en écrivant à privacy-office-SI@shell.com.

Shell s’engage à protéger vos renseignements personnels.

Sécurité des renseignements personnels

Nous avons mis en place des mesures de protection techniques, administratives et physiques dans le but de protéger les renseignements personnels contre l’utilisation et l’accès non autorisés, et nous actualiserons ces mesures par de nouvelles technologies, selon le cas.

Shell ne conserve vos renseignements personnels que durant une période définie.

Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Tous les renseignements, y compris les renseignements personnels, sont gérés conformément aux normes du groupe Shell concernant la gestion des documents et de l’information, et sont supprimés de façon sécuritaire lorsqu’ils ne sont plus nécessaires à des fins commerciales légitimes, réglementaires ou légales.

Sauf quelques exceptions pour nous conformer aux exigences légales locales :

• les renseignements contenus dans les dossiers personnels sont conservés pour un maximum de 10 ans après la cessation d’emploi;
• les renseignements au sujet aux indemnités de retraite sont conservés pour un maximum de 99 ans à compter de la date d’embauche;
• les renseignements personnels recueillis dans le cadre d’une vérification en fonction de listes de sanctions publiques ou publiées par le gouvernement et de sources médiatiques seront conservés pour un maximum de 15 ans après leur collecte;
• le nom, la date et l’heure et le point d’accès de toutes les personnes qui entrent dans les installations de Shell sont conservés pendant 3 ans après l’accès;
• si une personne est renvoyée ou que son contrat prend fin en raison d’une inconduite grave, y compris le non-respect des règles de survie de Shell ou du Code de conduite de Shell, les renseignements à ce sujet sont conservés jusqu’à 30 ans après la cessation d’emploi.

Dans tous les cas, les renseignements pourraient être conservés (a) plus longtemps, pour des raisons légales ou réglementaires. Le cas échéant, les renseignements seront supprimés une fois qu’ils ne seront plus nécessaires pour ces raisons; ou b) pendant moins longtemps, si vous vous opposez au traitement de vos renseignements personnels et qu’il n’y a plus de raison légitime de les conserver.

Vos droits et comment les exercer.

Vos droits concernant vos renseignements personnels

Nous souhaitons que les renseignements que nous conservons à votre sujet soient aussi exacts que possible. Vous pouvez demander :

• l’accès à vos renseignements personnels;
• la correction ou la suppression de vos renseignements personnels (seulement s’ils ne sont plus requis à des fins d’affaires légitimes);
• la limitation de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de vos renseignements personnels (lorsque la loi applicable le permet).

Les personnes qui ont accès à HR Online peuvent accéder à leurs renseignements personnels au https://hronline.shell.com/.

Vous pouvez également communiquer avec votre conseiller RH local. Si vous êtes un entrepreneur, veuillez vous adresser à votre entreprise ou agence d’emploi. Les anciens employés ou les personnes à charge doivent écrire à privacy-office-SI@shell.com.

Avec qui pouvez-vous communiquer si vous avez une demande, une préoccupation ou une plainte au sujet de vos renseignements personnels?

Si vous avez des problèmes, des demandes ou des plaintes concernant le traitement de vos renseignements personnels, veuillez consulter la politique de confidentialité de Shell pertinente à votre pays ou écrivez à Privacy-Office-SI@shell.com.

Vous pouvez également communiquer avec le chef de la protection de la vie privée du groupe Shell, à l’adresse Shell International B.V., La Haye, Pays-Bas – numéro au registre du commerce : 27155369. Adresse de correspondance : P.O. Box 162, 2501 AN, La Haye.

Si vous n’êtes pas satisfait du traitement de vos renseignements personnels par Shell, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du commissariat à la protection de la vie privée de votre province ou auprès de l’autorité néerlandaise chargée de la protection des données à l'adresse suivante : Autoriteit Persoonsgegevens, PO Box 93374, 2509 La Haye, Pays-Bas. Veuillez visiter https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en pour obtenir plus d’informations.

Cette politique de confidentialité est régulièrement mise à jour.

Modifications de la présente politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité peut être modifiée au fil du temps. Nous vous recommandons de lire régulièrement la politique pour prendre connaissance des changements possibles. La présente politique a été mise à jour en mai 2023.